Informativa Privacy – Assistente Virtuale del Registro ISI Famiglia

Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento del servizio afferente il solo servizio Assistente Virtuale del registro ISI Famiglia è
Trentino Digitale S.p.A., in persona del suo legale rappresentante pro-tempore
con sede in Via G. Gilli, 2 – 38121 Trento (TN)
Email: tndigit@tndigit.it
in quanto responsabile del trattamento del registro ISI Famiglia per conto della Provincia autonoma di Trento e dalle scuole del sistema trentino che aderiscono alla convenzione provinciale per l’adozione del registro scolastico.

Dati di contatto del responsabile della protezione dei dati personali

Responsabile della Protezione dei Dati / Data Protection Officer (RPD/DPO)
Via G. Gilli, n. 2 – 38121 Trento
Email: rpd@tndigit.it
Tel: 0461 800111.

Finalità del trattamento

Il servizio di assistenza virtuale del Registro ISI Famiglia di Trentino Digitale S.p.A. costituisce lo strumento per offrire un supporto rapido e semplificato nella risposta a domande frequenti legate alle funzionalità del Registro ISI Famiglia. 

Il servizio è supportato da un sistema di intelligenza artificiale, allocato su cloud Azure e con modello gpt-4o-mini e versioni successive, ed è integrato alla mail av.registroISIfamiglia@tndigit.it con cui gli utenti possono ottenere rapidamente soluzioni utili alle sole problematiche tecniche che si presentano in modo frequente nell’utilizzo del Registro ISI Famiglia. 

Nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e della normativa vigente, abbiamo predisposto misure coerenti con la “privacy by design” e “privacy by default” nel servizio di assistenza virtuale. Ciò significa che il sistema è configurato per garantire la massima tutela dei dati evitando al modello di IA di istruirsi attraverso le domande poste dagli utenti e di associare agli stessi le risposte ottenute. 

Qualora il servizio di assistenza virtuale non produca all’utente una risposta esaustiva, quest’ultimo ha la facoltà di richiedere l’apertura di un ticket di assistenza tecnica che sarà gestito da un operatore a cui poi dovranno essere forniti dei dati identificativi e di contatto (es. nome, cognome, email) necessari alla risoluzione della problematica evidenziata.

Base giuridica

Per la fase di assistenza tecnica (ticket), la base giuridica è l’esecuzione di misure contrattuali o precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato già presenti (Art. 6 par. 1 lett. b del GDPR) a questo link -Informativa relativa al servizio.

Categorie di dati trattati e finalità del trattamento

Per l’utilizzo del servizio di assistente virtuale svolto attraverso l’intelligenza artificiale non vengono richiesti dati personali e si raccomanda all’utente di non inserire nella richiesta alcun dato personale. In ogni caso alla piattaforma di AI non sarà trasmesso alcun dato personale grazie alle misure di anonimizzazione poste in essere dal titolare del trattamento. Qualora l’IA non riesca a rispondere e si proceda alla richiesta di supporto tramite e mail, vengono trattati i dati di contatto (nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono) forniti dall’utente. Questi dati sono trattati esclusivamente per permettere la gestione del ticket di assistenza e per analizzare, in forma tecnica, al fine di evadere la richiesta. 

Modalità del trattamento e tempi di conservazione

Tutti i trattamenti connessi a questo servizio avvengono in infrastrutture tecnologiche all’interno dell’Unione Europea, configurati con modalità “zero-retention”, garantendo che i dati non vengano acquisiti da terzi esterni al trattamento.

L’accesso ai dati è limitato esclusivamente al personale tecnico interno a Trentino Digitale S.p.A. debitamente formato e autorizzato. Sono state adottate specifiche misure di sicurezza, per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o accessi non autorizzati. I dati personali, ove comunicati all’operatore umano, sono conservati solo per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi tecnici prefissati, dopodiché vengono eliminati o resi anonimi per il solo uso statistico dopo 30 giorni dalla chiusura della richiesta all’operatore umano.

Diritti dell’Interessato

In conformità di quanto previsto dagli articoli da 15 a 22 del GDPR, l’utente può esercitare i diritti ove applicabili e di seguito indicati:

Diritto di accesso – Ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e, in tal caso, ricevere informazioni relative, in particolare, a: finalità del trattamento, categorie di dati personali trattati e periodo di conservazione, destinatari cui questi possono essere comunicati (articolo 15, GDPR),

Diritto di rettifica Ottenere, senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano e l’integrazione dei dati personali incompleti (articolo 16, GDPR),

Diritto alla cancellazione – Ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali che La riguardano, nei casi previsti dal GDPR (articolo 17, GDPR),

Diritto di limitazione – Ottenere dal Titolare la limitazione del trattamento, nei casi previsti dal GDPR (articolo 18, GDPR),

Diritto alla portabilità – Ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati personali che La riguardano forniti al Titolare, nonché ottenere che gli stessi siano trasmessi ad altro titolare senza impedimenti, nei casi previsti dal GDPR (articolo 20, GDPR),

Diritto di opposizione – Opporsi al trattamento dei dati personali che La riguardano, salvo che sussistano motivi legittimi per il Titolare di continuare il trattamento (articolo 21, GDPR), 

Diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato – L’interessato ha diritto di opporsi, salvo che sussistano motivi legittimi  er il Titolare di continuare il trattamento; sia autorizzato dal diritto dell’ Unione o dello Stato membro; si basi sul consenso esplicito dell’interessato (articolo 22, GDPR).

L’utente può esercitare tali diritti mediante il semplice invio di una richiesta al Responsabile della protezione dei dati, sopra indicato.

In ogni momento, inoltre, l’interessato ha diritto, ai sensi dell’art. 77, di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Roma alla piazza Venezia n. 11 (tel. 06/696771, fax 06/696773785) posta elettronica protocollo@gpdp.it, pec protocollo@pec.gpdp.it.

Aggiornamento al 19/06/2026